Лицензионный аудит со стороны правообладателей: какие есть нюансы и как подготовиться

erid: 2W5zFJKTrKz

Нередко современные компании прибегают не только к созданию собственных брендов, но и к использованию объектов интеллектуальной собственности третьих лиц на основании лицензионных соглашений. Условия такого сотрудничества оформляются в лицензионном договоре и обязательны для соблюдения сторонами. Зачастую предоставляемое право использования предполагает возможность со стороны правообладателя контролировать соблюдение параметров лицензии и оценки фактического применения предоставленных прав с помощью лицензионного аудита. В этой статье рассмотрим особенности данного процесса и его нюансы.

Что такое лицензионный аудит?

После заключения лицензионного договора у лицензиата наступает период правомерного использования «арендованных» брендов. Однако стоит помнить, что лицензиар имеет право контролировать данное сотрудничество и организовывать проверки. Данный процесс помогает не только выявить финансовые потери, но и избежать возможных репутационных рисков. Речь идет о лицензионном аудите – проверке, проводимой владельцем прав или уполномоченным представителем (в том числе аудиторами), чтобы установить, правильно ли используются объекты лицензии, не превышены ли объемы использования, полностью ли соблюдаются ограничения, предусмотренные договором.

Предметом проверки могут быть:

• фактическое оформление витрин, упаковки, вывесок, рекламных материалов;
• соблюдение элементов брендбука: единого визуального стиля, шрифтов, дизайнов логотипа;
• маркетинговая активность;
• соответствие территории и каналов использования, описанных в договоре;
• объемы изготавливаемой и реализуемой продукции;
• иные условия, необходимые для сотрудничества сторон.

Право на аудит, как правило, должно закрепляться в лицензионном договоре. Если данный пункт отсутствует, инициирование аудита без согласия пользователя может быть расценено как злоупотребление.

В пункте о порядке проведения лицензионного аудита указываются:

• порядок уведомления о проверке;
• объем проверяемой информации;
• право на доступ к документации, помещениям, программному обеспечению;
• сроки проведения;
• последствия выявленных нарушений (штрафы, удержания, расторжение договора).

Как подготовиться?

Чтобы избежать рисков и негативных последствий, необходимо заранее проводить внутренний анализ использования сторонних брендов на соответствие условиям лицензионного договора.

Рекомендуем обратить внимание на следующие пункты:

1. Сбор документов

Подготовьте доказательства приобретения лицензий: акты, счета, ключи активации,  переписку, договоры. Отсутствие надлежащей документации может быть расценено как нарушение. Также необходимо назначить ответственных сотрудников, которые будут взаимодействовать с аудиторами, представлять документы и давать пояснения.

2. Анализ лицензионного договора

Необходимо проверить объем предоставленных прав и возложенных обязанностей в рамках договора условиям фактического использования бренда.  Если в отчетности выявляются неточности или отсутствуют какие-либо согласования, нужно постараться исправить их в максимально короткие сроки.

Лицензионный аудит – это не просто проверка, а инструмент контроля за соблюдением условий договора лицензиатом. Результаты аудита нередко становятся поводом для перерасчета роялти, начисления штрафов или пересмотра условий сотрудничества. Грамотная подготовка, качественная юридическая проработка предмета договора и правильное использование бренда помогают не только снизить риски штрафов, но и выстроить устойчивые отношения с правообладателями.

Яна Долинина,

директор по PR и маркетингу юридической компании «Медиа-НН»

Реклама. ООО «МЕДИА-НН»

ИНН 5261051030

Фото: freepik.com