Плюсы и минусы корпоративных приложений для сотрудников: статистика, аналитика и рекомендации

Цифровизация бизнеса стала сегодня обязательной опцией для успешного развития предприятий. Аналитическая служба компании FinExpertiza подсчитала, что в 2023 году крупный и средний бизнес потратил на приобретение и разработку корпоративного ПО свыше 310 млрд рублей. И показатели продолжают расти – рынок отечественного софта вырос в 2,7 раза. В статье расскажем, какие существуют виды корпоративных приложений для сотрудников и предприятий, какие задачи можно решить с их помощью, и в чем плюсы и минусы внедрения IT-технологий в бизнес.

Для каких компаний подойдет внутренний софт?

Для всех, разница состоит только в масштабе IT-продуктов:

• Небольшим компаниям с ограниченным штатом подойдут типовые IT-решения – для ведения документооборота, финансового и бухгалтерского учета, автоматизированных рассылок.
• Предприятиям среднего бизнеса требуется софт с более широким функционалом – возможностью управления производством, планирования, оптимизации расходов, поддержки сложных производственных процессов.
• Крупным компаниям необходимы информационные системы, состоящие из интегрированных между собой модулей и охватывающие весь спектр производственных и управленческих процессов.

Какие задачи могут решаться с его помощью?

В первую очередь в автоматизации нуждаются рутинные действия – отгрузка и закупка материалов, формирование документов, составление отчетов и т. д. Но в целом цифровые решения позволяют упростить любые процессы, от автоматизации рассылок до организации продаж. С помощью IT-технологий можно улучшить взаимодействия между подразделениями, поднять производительность, организовать эффективную маркетинговую кампанию.

Какие бывают типы приложений и ПО?

Компании и предприятия отличаются по сферам деятельности, поэтому им требуются разные виды профессионального софта. Существует несколько систем классификации ПО – по особенностям разработки, доступности, целям применения.

По типу разработки

В зависимости от типа предприятия и размера бюджета, компании могут внедрять:

• Готовые IT-продукты (коробочные решения) – ПО, созданное заранее для широкого круга пользователей. Содержат стандартный набор функций.
• Индивидуальные (кастомная) разработки – уникальный продукт, созданный с нуля под запросы конкретного клиента.

У каждого варианта есть свои плюсы и минусы.

По доступности

В зависимости от того, на каких условиях программы доступны пользователям, выделяют 3 вида ПО:

• Закрытое (проприетарное) – лицензионные программы от разработчика, распространяются на платной основе. Располагают только предустановленными функциями, вносить изменения и модифицировать софт нельзя без согласия правообладателя.
• Свободное – несмотря на то, что программы этого типа также распространяются по лицензии, пользователи могут модифицировать ПО, устанавливать плагины (как от разработчиков, так и сторонние).
• Открытое (open-source) – ПО распространяется полностью бесплатно, исходный код доступен всем, так что вносить изменения в программу можно без ограничений. Обновления выходят не только от разработчика, но и от пользовательского сообщества. Как правило, отсутствует официальная техподдержка.

По целям использования

С этой точки зрения можно выделить 3 основные категории ПО:

• Системы управления базами данных (СУБД) – софт, предназначенный для создания, хранения и обработки информации.
• Прикладное и профессиональное ПО (ПППО) – программы для решения отдельных производственных задач. В этот раздел входят текстовые, графические и PDF-редакторы, системы автоматического проектирования и т. д.
• Корпоративные информационные системы (КИС) – комплексные IT-разработки, с помощью которых осуществляется управление различными сферами деятельности компании — от финучета до взаимодействия с клиентами, ведения веб-сайта и др. 

По уровню управления

В этом типе классификации софт можно представить в виде пирамиды, состоящей из нескольких ступеней. Основные уровни:

• Оперативный – включает отдельные программы и приложения, предназначенные для решения повседневных рутинных задач.
• Функциональный (тактический или «уровень знаний») – предназначен для руководителей технических, операционных и аналитических отделов и подразделений. Функционал заключается в учете и контроле производства, управлении материальными ценностями.
• Управленческий (стратегический) – объединяет все функции контроля, позволяет принимать решения по развитию предприятия, выполнять административные шаги.

Регулируется и уровень доступа к софту:

• рядовые сотрудники – имеют доступ только к личному кабинету и проектам, которые они ведут (в одиночку или совместно с командой);
• руководители среднего звена – могут контролировать каждого работника своего подразделения;
• топ-менеджмент и владелец – обладают полным доступом ко всем отделам КИС.

Какие плюсы использования внутренних приложений?

Основные цели – повышение производительности труда, оптимизация расходов, упрощение отчетности и проведения аналитических исследований. Рассмотрим положительные аспекты применения корпоративного ПО в разных производственных областях.

Для бизнес-процессов

• Автоматизация – ускорение выполнения рутинных операций, уменьшение ошибок, связанных с человеческим фактором. Например, подключение CRM-системы для взаимодействия с заказчиками и программы бухучета позволяет автоматически обрабатывать заявки, отслеживать оплату, формировать отчетность. 

• Быстрая постановка заданий и оперативный контроль – например, компания Ramax предлагает разработку систем на основе платформ 1С, Форсайт, SAP и др. В них проводится контроль хозяйственной деятельности, осуществляется прогнозирование, разрабатывается перспективный план, контролируется эффективность реализации.

• Продуктивный брейнсторминг – применение облачных платформ, таких как EdrawMind, позволяет провести мозговой штурм в удаленном режиме. Идеи фиксируются на картах, впоследствии можно запустить анализ данных для поиска наиболее эффективных вариантов.

• Упрощенная аналитика и ведение отчетности – использование таких сервисов, как Callibri, позволяет автоматизировать сбор и обработку данных. Вы сможете рассчитывать оперативные расходы, прибыли и убытки, визуализировать информацию в виде таблиц и инфографики, быстро составлять отчеты.

• Цифровизация документооборота – перевод документации в электронный вид ускоряет подписание второй стороной, исключает расхождения с контрагентами, позволяет отслеживать статус на любом этапе. Эффективным примером является сервис Контур.Диадок. Помимо браузерной, платформа имеет также мобильную версию.

• Автоматизация маркетинга – с помощью CDP-платформ клиентских данных, такой как Alcraft, можно автоматизировать рассылки по электронной почте, настроить SMS и пуш-уведомления. Будет проще подготовить контент-стратегию, составить календарь публикаций в социальных сетях, отслеживать тенденции рынка товаров и услуг, создавать шаблоны рекламных компаний.

• Улучшенная логистика – будет легче создавать и отслеживать доставки. Так, программа Isource Graphic позволяет автоматически рассчитывать оптимальные маршруты и просматривать все пункты цепочки в режиме реального времени, от поставщика до клиента.

• Эффективный поиск персонала – ускоряет обработку поступающих резюме, упрощает процесс согласования между HR-отделом и руководителем. Например, с помощью рекрутингового сервиса E-Staff поиск кандидатов ведется одновременно на 14 сайтах, создается единая база, анализируются данные соискателя (распознавание двойников, проверка данных).

• Повышение безопасности данных – использование вместо общедоступных мессенджеров корпоративных мобильных приложений или онлайн-порталов снижает вероятность утечки данных, взлома личных и рабочих аккаунтов. Хороший пример – сервис от СБИС.

Для тимбилдинга

• Комфортная коммуникация между отделами – нужно поддерживать связь удаленщиков и офисных сотрудников. Платформы для видеосвязи и корпоративные соцсети позволяют легко связаться с коллегами, обсудить новости, поделиться кейсами. На площадке МТС Линк можно не только проводить совещания, но и организовывать неформальные мероприятия – виртуальные бизнес-ланчи, онлайн-игры.

• Прозрачная система мотивации и поощрений – хорошим примером служат онлайн-игры, разработанные студией Ильи Курылева. С их помощью стало возможным отслеживать продуктивность каждого менеджера. Формируются автоматические рейтинги, в зависимости от места участникам начисляются баллы, которые обмениваются на реальные призы. Это может привести к повышению мотивации и вовлеченности сотрудников.

Для организации индивидуального подхода 

• Эффективное обучение и быстрая адаптация сотрудников – позволяет ускорить подготовку специалистов, повышать квалификацию без отрыва от производства. Например, платформа iSpring предлагает готовые программы и помощь в разработке курсов для ритейлеров, работников фармацевтической отрасли, ресторанного бизнеса, производственных предприятий.

• Автоматизация обратной связи – IT-технологии позволяют получить отзывы от потребителей, облегчить связь сотрудников с руководством и смежными отделами. Так, компания СРПП разработала платформу коммуникаций с помощью QR-кодов. Интерактивная связь заменяет привычные формальные опросы, к тому же дает возможность при сохранении анонимности получить ответ на обращение. Это способствует повышению доверия со стороны клиентов и лояльности сотрудников. 

Какие можно выделить минусы? 

Внедрение цифровых технологий в бизнес связано с некоторыми рисками и проблемами. Разберем основные минусы. 

Разработка и технические вопросы

Основные трудности возникают у компаний, заказывающих индивидуальную разработку корпоративных приложений. Создание кастомного софта занимает много времени – кроме написания программного кода, необходимо:

• провести тестирование и отладку;
• наладить интеграцию с другими использующимися программами;
• продумать вопросы безопасности и контроля доступа;
• учесть необходимость модификации и масштабирования;
• адаптировать пользовательский интерфейс под конкретные задачи.

Все эти нюансы нужно прописывать на стадии составления техзадания программистам. Это поможет еще на стадии разработки учесть все потребности клиента. Также необходимо продумать вопросы технического обслуживания после запуска. 

Финансовые затраты 

Один из недостатков специализированного софта – высокая стоимость лицензии по сравнению с обычными приложениями. Еще больше вложений требуется, если компания внедряет индивидуальное IT-решение, в том числе на обучение.

Отказ сотрудников использовать корпоративные приложения и платформы

Сотрудники могут отказываться использовать внутренние приложения. А работодатель не вправе требовать установить корпоративные сети и платформы на личные смартфоны и компьютеры (даже в случае удаленной работы). Согласно статье 22 ТК РФ, он должен обеспечить сотрудников рабочими инструментами и оборудованиями. 

Железо: обслуживание компьютеров и телефонов

Необходимость предоставить технику – мобильные гаджеты и сим-карты, ПК или ноутбуки – ведет к повышению затрат на техническое обеспечение. Необходимо иметь резерв на случай поломки. Помимо закупки оборудования, возникает потребность в обслуживании и ремонте. Возможно, придется добавить в структуру предприятия IT-подразделение, занятое решением техвопросов. 

Реальные кейсы использования корпоративного программного обеспечения 

Рассмотрим, насколько внедрение корпоративного софта может повысить эффективность работы. Разберем примеры узкоцелевых приложений и системных решений.

Упрощение сбора и хранения информации, организации документооборота с помощью PDF-редактора

Программа от отечественного разработчика PDF Commander входит в Единый реестр российского ПО, одобренного Минцифры. Благодаря интуитивно-понятному интерфейсу программу легко освоить – не потребуется дополнительных затрат на обучение персонала.

Софт представлен в версиях для Windows и Linux и используется российскими компаниями для автоматизации цифрового документооборота. ПДФ-редактор в качестве рабочей программы нашел применение в инновационном центре Сколково, Газпроме, НИИ Развития Коммуникаций.

Внедрение ПО позволило упростить множество процессов:

• Оцифровка архивов. Позволяет сканировать документы прямо в программе. Софт оснащен модулем распознавания текста на изображениях, благодаря чему можно быстро перевести полученные сканы в редактируемый формат.
• Создание и редактирование полиграфических макетов. Можно совершать любые операции с проектами для печати – переставлять и извлекать страницы, добавлять и удалять изображения/текст, изменять шрифт. Не требуется каждый раз делать дизайн с нуля – новые листовки, буклеты создаются на основе имеющихся.
• Извлечение данных. В ПДФ-редакторе удобно просматривать многостраничные документы, выбирать нужные разделы и сохранять их в виде отдельного файла. Возможности программы также позволяют выполнить экспорт в DOCX, XLS, RTF и др.
• Согласование документов. В PDF Commander есть набор штампов. Подписать документы можно вручную или с помощью факсимиле из файла. Программа также поддерживает цифровые подписи.
• Работа с данными. Можно выделять важные фрагменты цветом или подчеркиванием, добавлять закладки, оставлять комментарии.
• Обеспечение информационной безопасности. В ПДФ-редакторе можно устанавливать пароль на доступ к документам, защищать файлы от редактирования. Специальные инструменты позволяют сохранить конфиденциальную информацию – скрыть или размыть фрагменты содержимого.

Автоматизация рабочих процессов и повышение эффективности с помощью внедрения CRM Битрикс24

Российская CRM-платформа Битрикс24 доказала свою эффективность в крупном и малом бизнесе. ПО используют ведущие российские торговые и производственные компании, например:

• Была создана единая коммуникационная площадка для сети офлайн и онлайн-магазинов цифровой и бытовой техники DNS.
• Организованы общая коммуникационная система и CRM-платформа в изолированной среде (в отдельных филиалах) для группы компаний ЕВРОСНАБ.
• Создан канал коммуникации и разработано мобильное приложение для парфюмерно-косметической сети РИВ ГОШ.
• Осуществлен переход маркетплейса KazanExpress с облачной на коробочную версию, что уменьшило риск утечки данных (информация хранятся на сервере компании) и позволило адаптировать систему под нужды проекта.

Битрикс24 успешно заменил импортное ПО и зарекомендовал себя как удобный бизнес-инструмент. Можно адаптировать систему под специфические задачи, изменить интерфейс в соответствии с корпоративным стилем, добавить функциональные модули. CRM-платформа позволяет:

• наладить надежные каналы связи внутри компании и организовать взаимодействие с заказчиками и партнерами;
• провести обучение сотрудников;
• интегрировать систему с бухгалтерской платформой 1С и товароучетной системой МойСклад;
• автоматизировать продажи;
• эффективно проводить рекламные кампании.

Что в итоге: в чем выгода использования внутреннего софта и приложения? 

Внедрение корпоративного ПО позволяет упростить все процессы и повысить окупаемость бизнеса. С его помощью можно:

• облегчить работу с данными и документами;
• улучшить возможности планирования и аналитики;
• разработать эффективную стратегию развития и продвижения;
• наладить связь с клиентами и бизнес-партнерами;
• обеспечить информационную безопасность.

Хотя разработка и установка внутреннего софта требует дополнительных вложений, затраты быстро окупаются за счет оптимизации производства, экономии временных и трудовых ресурсов. 

Сообщает AMS Software

Фото: freepik.com, автор freepik